Perfectionnement en secrétariat de direction

Cette action de formation se propose de développer chez les participants les compétences suivantes :

- Connaître les techniques de secrétariat
- Hiérarchiser l’importance des courriers et des appels téléphoniques
- Gérer un système de classement et d’archivage
- Connaître l’organisation et le fonctionnement de la structure
- Appliquer les règles d’usage et les procédures administratives
- Assurer un accueil efficace
- Diffuser des informations internes et externes en relation avec le fonctionnement du Service ou de la Direction

1ére Journée :

1ére séance : 8h30-11h

I-La secrétaire Bureautique : Que fait-elle

1- Saisir et présenter les documents
2- Recevoir et saisir les informations nécessaires
3- Contribuer à l’organisation des réunions
4- Assurer la gestion de temps
5- Assurer un accueil : Qu’est ce q’un accueil efficace (Brainstorming : Inciter les participants à développer leurs connaissances en la matière)

Pause café

2éme séance : 11h-14h30

II-Le système de classement :

1- Ce que classer veut dire
2- Les différents systèmes de classement
3- Le classement à court terme, à moyen terme et à long terme
4- Anticipation des imprévus de classement (Atelier : Jeux de rôles liés aux techniques de classement (caméra vidéo))

Déjeuner

2éme Journée :

1ére séance : 8h 30-11h

III- Le système d’archivage

1- Ce que archiver veut dire
2- Les différents systèmes d’archivage
3- Rassemblement des pièces nécessaires et organisation
4- Dynamiser l’archive (Analyser des systèmes d’archivage selon des cas précis)

Pause café

2éme séance : 11h-14h30

IV- Organisation de bureau :

S’organiser c’est minimiser les imprévus

1- Comment s’organiser un bureau
2- Comment déceler les urgences et les priorité
3- Comment protéger soi-même par l’organisation de bureau
4- L’autonomie par l’organisation de bureau (Mise en scène d’une organisation du bureau et discussion)

Déjeuner

3ème journée :

1ére séance : 8h30 11h

V-La gestion de courrier : Le courrier c’est votre identité au travail

1- Comment gérer le courrier
2- Dépouillement des informations spécifiques au domaine
3- Rédiger des courriers et des documents administratifs : Maîtriser l’orthographe et la syntaxe
4- commet diffuser des informations internes et externes en relation avec le fonctionnement du service (Etude de cas pratiques inventée par les participants)

Pause café

2émé séance : 11h 14h30

VI- L’accueil : Une entreprise qui réussit, c’est une entreprise qui mise sur l’accueil

1- Comment accueillir ?
2- L’accueil téléphonique : Ses principes et ses modalités
3- l’écoute attentive et la reformulation des propos
4- l’accueil est un fait à géométrie variable - La geste - La parole - Les mimiques - Le savoir de se présenter - Accueil interne et accueil externe (Atelier : Accueil Présentation de soi (Jeu de rôle avec caméra vidéo))

Conclusion et recommandations

Déjeuner

Formateur : Mr Mohamed JOUILI, Maître Assistant Formateur en Secrétariat, Communication et Accueil